ケータリングで失敗しない会場選びのポイントをご紹介!

社内パーティの会場選びを任されたあなた。
会社のイベントやパーティ・懇親会となると、会場選びはとても気を遣うところです。それは開催する会場次第で参加者の満足度や幹事に対する印象・評価まで大きく関わってくるから。会場選びは幹事さんにとってもイベントを成功させるためにも最重要項目の一つなんです。今回は突然幹事に抜擢されて右も左もわからない。でも絶対にイベントは失敗できない!そんな悩める幹事さんのために、会場選びで困らない大切なポイントをご紹介いたします!

会場の条件整理からはじめよう

それでは早速会場探しを進めましょう!
と言ったものの、何から進めればいいのかわからないですよね??
なんとな~く、会場検索のサイトを見てみた、そんな方が多いのではないでしょうか。

一番最初に行うべきタスク、それは「条件の整理」です。

仕事を進める時、プライベートの計画をたてる時、誰もがまずは目的を明確にしていると思います。
プロジェクトのゴールは何か、業務を通して成し遂げたい成果とは!長期休暇で体験したいこととは、まずは、しっかりとしたイメージを固めた方が、その後の判断基準が明確になるので選択しやすくなります。

会場探しも同じで、どんなパーティにしたいのか、イベント趣旨や目的・イメージをしっかり明確にしてまずは条件を整理していきましょう。

では、次に会場探しに必要な条件を6つご紹介します。意外と忘れがちな内容もあるので要チェックです!!!
※不明な項目は無くても問題ありません!

①開催日時

せっかくいい会場を見つけても繁忙期には半年も前から予約で埋まっている、なんてこともあります。
まずはパーティ開催の日程を決めましょう。
具体的な日程が決まっていなければ候補日を複数あげておくことをおすすめします。

②参加予定人数

人数が決まらなければ押さえる会場も絞り込めません。目安となる人数を出しましょう。
※全社員参加対象のパーティであれば全従業員数。

③会場の立地やアクセス

「希望の地域・沿線」「駅名」「会社から徒歩圏内」など、企業によって希望する場所も様々です。
参加するゲストが行きやすい、来やすい場所はどこなのか、事前に話して候補をあげておきましょう。
※希望条件がピンポイントであればあるほど、会場の候補数は少なくなるので要注意です。

④お料理のスタイル

立食タイプか、着席タイプか、どちらか決めておきましょう。
着席タイプは参加者全員分のテーブルや椅子の用意が必要となるため、立食と同じ人数でも使用する部屋の大きさが異なります。

⑤予算

対象となる会場が複数候補でてきた場合、ふるいに掛けるためも必要な項目が予算です。
イベント予算を100%会場費用にあてられるわけではないので、全体の予算に対して、会場費用の算出はざっくり考えておいた方がよいでしょう。

⑥バンド演奏やDJブースなどの希望の設備・条件

一言に映像、音響、舞台設営といっても事前の準備から当日のセッティングに撤収作業と、かなり手間がかかるものです。
幹事の仕事で山積みな中、これらを担当するのは経験者でない限り、ほぼ不可能と言えるでしょう!
まずは企画しているコンテンツ案から考えられる必要機材を書き出しておきましょう。
※ケータリング業者にお料理と一緒に相談することをおすすめします。

会場を選ぶにはもう一つ重要なポイントが・・・

会場選び

会場と言ってもいろんなジャンルがあります。
条件の整理ができたところで、次にイベントの目的に合う会場はどこなのか、整理してみましょう!

会場ジャンル 金額 おすすめシーン
ホテル・式場 式典や格式の高い懇親会
記者会見・商品発表会
フォーマルパーティ
ゲストハウス 式典や格式の高い懇親会
商品発表会
カジュアルパーティ
Café・レストラン 中・低 同窓会・懇親会・忘年会
新年会・カジュアルパーティ
イベントホール・貸会議室 中・低 式典・同窓会・懇親会
忘年会・新年会・キックオフ
カジュアルパーティ・会議
記者会見・商品発表会
セミナー・季節行事
その他(船・屋外) 高・中・低 カジュアルパーティ・季節行事

条件をそろえていざ会場選定にうつろうとしてもこれだけのジャンルが存在します。

ホテル・式場は大人数の収納に加え、高級感のある演出はできますが課題となるのは金額面かもしれません。
ゲストハウスやカフェ・レストランは金額の幅も広い為、条件にマッチしやすいですが、大人数の収納には不向きな会場が多いのが事実です。
意外にも近年注目されているのが「イベントホールや貸会議室」、ホテルのような高級感はありませんが、大人数の収納が可能であり、お料理の持ち込みや会場の装飾など多岐に渡り柔軟性が高く、駅直結の会場も増えていることから使い勝手のよいイベント会場として利用数が増えてきています。
また、納会や懇親会など、従業員参加のイベントに関しては、オフィス内を使ってパーティを実施する企業も増えてきていたりと、イベント会場の活用方法にも変化が見られます(オフィス内を利用することで会場費用が浮き、お料理や景品を充実させられるというメリットがある)

おしゃれな会場のサイトを見て「ここでパーティを実施したい!」と感情のままに動いてしまいそうになりますが、次のアクションとして会場の下見をしなければなりません。
日々の業務もある中、会場の下見に走り回る時間を多くとるわけにはいきませんよね。
重要なのは事前に整理した条件に見合っているか、しっかり照らし合わせて「消去法」で選定していくことをおすすめします。

尚、おまかせケータリングdishでは、会場の選定から提案も承っています。
会場探しに時間がかけられない幹事の皆様、条件が整理できたら一度お気軽にご相談ください。

最後に、いくつかパーティの事例をご紹介させていただきます。
ぜひ、会場選びの参考にしてみてください!