2019.3.7

初めてのケータリングガイド

【同窓会の幹事になったら、真っ先に読んでください】同窓会運営の心得!

最近ひそかにブームとなっている「同窓会」。
FacebookやTwitter、Instagramなど、気軽に人とのつながりが持てる、SNSの浸透に伴い気軽に声を掛け合うことが可能になったことが同窓会開催のきっかけにひと役買っているようです。

きっかけは気軽でも、実際に開催するとなったらどうすればよいのやら・・・

事前に必要な準備って?
参加者の募集ってどうやったらいいの?
なるべく多くの人に参加してもらうためにはどんな工夫があるの? などなど。

幹事ともなると次から次へと不安がわいてきます。

そこで!
これさえ読めば大丈夫、同窓会幹事のおさえておくべきポイントをご紹介!

大規模の同窓会でも安心の工夫を大公開しちゃいます。

【同窓会の幹事になったら、真っ先に読んでください】同窓会運営の心得!

まずは仲間を集めましょう!

例えば、部活や仲の良かったメンバーだけで集まるような同窓会であれば、自分一人で開催することもやぶさかではないです。

では、もしこういう集まりを開きたくなったら・・・?

  • せっかくだから学年全体で集まろう!
  • 小学校、幼稚園の頃の友達って、今どんな感じになってるのかな?
  • あの名物先生も定年かぁ・・・あのクラスで集まりたいなぁ・・・

ちょっと範囲を広げただけで、一気に大変になった気がしませんか?

規模が大きくなったり、学年や学校を遡れば遡るほど、自分一人だけでは相当な労力を要し、とてもじゃないけれど実現は困難になります。

そこで、同窓会を思い立ったらまずは「運営チーム」を結成しましょう!

仲間内で開催を検討している場合はそのメンバーで、
個人の思い付きであれば、声をかけやすいメンバー数人で構成すると良いでしょう。

運営チーム同士も、SNS上でのやり取り以外に接点がないようであれば、一度集まり飲み会を開くなど、事前に交流を深め団結力を養うのもポイントです。

まずは仲間を集めましょう!

同窓会開催に向けて、準備を整えていきましょう。

さて、同窓会に向けて意識を高めたところで、準備を進めていきましょう。
同窓会の事前準備として幹事は、

  • 開催日時の決定
  • 会場の手配
  • 参加者の募集
  • 出し物や贈り物などの手配
  • 当日使用するものの手配
    (カメラマンや、音響スタッフなど、必要に応じて外注手配)

主にこれらを行うことになります。
運営チームでうまく分担して、万全の状態で当日を迎えましょう。

また同窓会の一般的な会費は、年代にもよりますが

  • 5,000円~10,000円
    で設定されることが多いです。

それらを踏まえ、それぞれについてもう少し詳しくご紹介します。

同窓会開催に向けて、準備を整えていきましょう。

1.開催日時の決定

最初に決めることではありますが、いきなり大きな壁が立ちはだかります。

学生のうちに開く同窓会を除いて、ほとんどの同窓会は社会人になってからの開催が多いと思います。
現在の住まいはバラバラ、土日休みの仕事をしている人もいれば、平日休みの人も・・・
大型連休に合わせれば、そこが繁忙期だったり、別の予定が入ってしまっていたり、どこに合わせて開催日を決めれば良いのでしょうか?

ここでまず、同窓会の準備にかかる期間の目安を考えます。
平均して会場の手配を含め、開催まで3~4ヶ月はかかります。

続いて、これは同窓会において最重要ポイントなのですが、

『同窓会は集まりが悪い!』

ということです。
全体の3割が参加すれば成功とされている同窓会。
10人のクラスであれば参加者は3人程度、40人のクラスでも15人にも満たない参加人数です。

つまり、全員に気を遣っても参加者は自然と限られてしまう。
という傾向にあります。
(もちろん、人数を増やすコツはありますが、それは後ほど。)

なので、特別呼びたいメンバーがいる場合はそのスケジュールに合った日取りを、
そうでない場合は、企画してから3~4ヶ月後の土曜日、など日付を決めてしまうほうが良いです。

開催の曜日は、遠方からでも参加しやすいよう考慮し、週末に設定することがほとんど。
またスタートの時間は、

金曜・・・夜
土曜・・・夕方
日曜・・・昼

が多い傾向にあります。
特に土曜開催が人気で、二次会も行けるよう、あるいは二次会から来れる人も多くの人に会えるよう、
夕方など比較的早い時間から開催することが多いです。

また一次会は、

  • 2時間~2時間半
    が開催時間の目安となっています。

連絡先交換会などの時間を設けたとしても、長くて3時間で一度中締めするとスマートです。

開催日時の決定

2.会場の手配

開催の日時が決まったら、会場の手配に移ります。
この時、ホテルなどブライダルに力を入れている会場が候補の場合は、例えば6月を避けるなどすることをおススメします。

さて、ひと口に会場選びといっても様々な形態があります。
今回は主に使われている会場と、その特徴を簡単にご紹介いたします。

  • ホテル
    多くの同窓会で使われています。
    サービスや料理、会場の雰囲気など総合的な満足度が高いことと、
    駅から近い立地であることが多いことから、選ばれやすい傾向にあります。
    ただし、前述のとおりブライダル会場としても使われることが多いので、予約が取りづらいシーズンがあります。
    ホテル開催の場合、ビジネスホテルやシティホテルなどブライダルを行っていないホテルでの開催をおススメします。
  • レストラン
    料理や豊富なドリンクが用意可能で、ホテルに比べるとコストも控えめ。
    ただし、貸し切りに必要な最低人数が設けられているなど、条件面での確認が必要になります。
  • レンタルスペース
    近年急増中のレンタルスペース。
    貸会議室のような場所から、コンセプトを持たせたおしゃれな内装の場所まで、さまざまな用途で使えるスペースです。
    基本的にひと部屋を貸し切ることになるので、人目を気にする必要もありません。

会場によって、お料理やドリンク付きのプランがありますが、用意がない会場であれば、自分たちで別途手配しておく必要があります。
レンタルスペースの気になるアレコレはこちらから。

  • 母校の体育館やホール
    最も同窓会という目的にそくした会場です。
    思い出話にも花が咲くこと間違いなし、音響機器やプロジェクター、スクリーンなど、ひととおりの機材がそろっているので、出し物などするにもぴったりです。
    また、基本的に無料なので、コストもだいぶ抑えることができます。
    ただし、こちらは料理やドリンクの用意がないので、別途手配しておく必要があります。
    給食センターではなく、学校内で1から給食を作っているような学校であれば、給食ビュッフェ、なんていうのも交渉次第では実現できます。

ホテルやレストランなど、お料理とセットになっている会場では、予約の際に

  • 同窓会での使用であること。そのため人数が直前まで読めないこと。

をあらかじめ伝えます。
そうしておくと、人数変動はいつまで対応可能か?
キャンセル費用について、などを教えてくれるとともに、そういった事情を考慮したうえで料理などの提案をしてくれます。
パーティー開催において、会場に事前に用途と懸念事項を伝えるのは鉄則です。
会場選びのコツはこちらでもご紹介しております。

会場の手配

3.参加者の募集と出欠の確認

日時と場所が決まったらいよいよ参加人数を固めていきます。

まずは、参加候補者がどれだけいるのか、出欠確認表を作成します。
卒業アルバムなどを参考に、参加候補者をリスト化、出欠のどちらかを確認できるようにします。

リストができたら、webページなどで、出欠表明や同窓会情報のアナウンスが行えるものを作成します。
同窓会のホームページの作成となりますが、おススメは、Facebookでのイベントページ作成です。
Facebookでイベントページを立ち上げると

  • 参加
  • 不参加
  • 興味あり(≒悩んでる)

のステータスが選択でき、出欠確認も楽に行えます。
また、開催まで4ヶ月程度かかることもあるので、こまめな情報発信を忘れないことが、
参加離脱を防ぐポイントになります。

出欠は基本的に当日1週間前には締め切り、その後はキャンセル料がかかることを事前に通知します。
運営チームは、2週間に1度アラートするなど、1週間前までにリストの出欠状況が埋まるようにします。

集まりが悪いとはいえ、できるだけ多くの人に参加してほしいのが幹事の性ですが、
参加を強制したり、強く促すような発信はかなりのマイナスに働くので、
あくまで出欠表明を促すようにしましょう。

参加者の募集と出欠の確認

4.出し物や贈り物などの手配

基本的には会話を中心とした交流が主な同窓会ですが、久々に会ったメンバーだと、照れてしまって会話が続かない・・・

なんてことも往々にしてあります。
そこで会話のきっかけなどにちょっとした出し物を行うことが多いです。
出し物といっても一芸披露などの余興ではなく、

  • スライドショーの上映
  • ビンゴ大会
  • ちょっとした景品付きの思い出クイズ大会

など、全員で参加できる催しを指します。
比較的昔の写真は必要になることが多いので、同窓会ページ上などで募集をかけるなどすることをおススメします。

また、恩師を招いての同窓会であれば、お土産の用意も忘れてはいけません。

  • 名入れのボールペン
  • フォトスタンド
  • 似顔絵入りガラスプレート

など、おおよそ5,000円~10,000円前後で用意することが多いようです。
これは、同窓会の参加費を先生からも徴収することが主流になってきたことから、参加費相当の品をお渡しし、感謝の気持ちとすることが増えてきたためと考えられます。
社会人に喜ばれる日用品はこちらで紹介しています。

出し物や贈り物などの手配

5.当日使用するものの手配

細かくは出し物などに応じて変更しますが、
当日これは必要になる!ものをご紹介いたします。

  • 名札
    会わなかった期間が長いほど、名前と顔が一致しなくなってきます。
    また、人数の多い学校の学年単位での集まりなどでは、そもそも関わったことすらない人がざらにいます。
    その時に「クラス・氏名・ひと言」など記載された名札があると便利です。
    クラス・氏名はあらかじめ印字しておくと出欠確認の際にも役立ちます。
    また結婚されている人の分は旧姓で記載しておきましょう。
  • 受付
    「お金を保管しておく入れ物」「出欠チェック表」を用意。
    参加費と引き換えに、名札を渡す流れにすると、お金の回収漏れを防ぐことができます。
    出欠チェックとお金を受け取る人、名札を探して渡す人、など2名体制で分担しておくと、スムーズに案内できます。
    参加人数が多い場合には、受付を複数設けておくことをおススメします。
  • 進行表と司会台本
    これらは主に、必要以上に間延びした会にならないように必要です。
    進行表がないと、都度確認が必要になったり、抜け漏れがあったり、段取りが前後して混乱を招いてしまいかねません。
    また、一字一句書き起こさないまでも、台本は重要です。
    話が脱線することを防いだり、話す内容を忘れてしまった時にすぐに参照できるなど、あるとないとで安心感が違います。

これらは事前に制作、役割を決めてから当日に臨みましょう。
当日急に、では往々にしてうまくいきません。

当日使用するものの手配

ここが大事!~参加者を増やすコツ~

せっかく集まるのだから、できるだけ多くの人に参加してもらいたい!

そんな幹事さんにちょっと役立つアドバイス。

  • たどればたいていつながる
    →転居などのきっかけで疎遠になっている人も少なくないことでしょう。そんな時は他の人から情報を収集しましょう。
    例えば同窓会のコミュニティサイトなどで
    「より多くの人数を招待してくれた人○名を表彰します!(粗品もあるよ)」
    など、コンテンツ化して参加者のモチベーションを上げると、人が人を呼び、満足感のある人数が集まる傾向にあります。
    どうしても同窓生だけで連絡先がわからない人がいる場合、母校で卒業生リストを保有している場合があるので、問い合わせてみるのも良いかもしれません。
  • 運営チームは多種多様な人材を!
    →仲の良いメンバーで運営していくこと自体は問題ないですが、例えばそれが同じ部活同士などすると、一部の身内向けの印象が強くなり、参加者が集まりにくくなります。
    そのため、クラスの中心だった人から、比較的おとなしめだったグループの人まで、幅広いメンバーをそろえておくと、より間口が広がり、参加率アップにつながります。
  • 当時人気者だった人を早々に抱き込む
    →端的に「当時モテていた男女」を早々に確保。彼らを広告塔にし、参加者を募ります。
    彼、彼女らが時を経てどのように変わっているのか、変わっていないのか、気になる人は多くいらっしゃいます。

いずれも、参加者の
「○○さん来るなら行こうかな!」
という心理に働きかける手法です。
また、運営チームの打ち合わせ(という名の飲み会)の模様などアップしていくと、楽しそうな雰囲気も伝わります。

ここが大事!~参加者を増やすコツ~

ここが大事!~参加者の胃袋を掴む~

旧友との邂逅、思い出話にも花が咲き、気分は最高潮!

そんな雰囲気をより盛り上げるために、お料理とお酒は外せません。
ホテルやレストランでの開催であれば、飲食も含めた手配も容易ですが、レンタルスペースや学校の体育館などでは、別途飲食物の手配が必要です。

そこで、「ケータリングサービス」を活用しましょう。
料理のプランニングから、当日の配膳撤収まで行ってくれるので、運営チームはその他のことに集中することができます。

また、一般的に5,000円~10,000円を相場とする同窓会費ですが、そのうち飲食代は「3,000円~7,000円」に相当するので、手配する際はそれらを指標にすると良いでしょう。

お料理の満足度が高いと、次回開催もみんな積極的になること間違いなし!
価格に応じて、どのような提供ができるのか、お料理プランを3パターンご紹介いたします。

お一人さま3,000円飲み放題付プラン

主に学生および20代で開催する同窓会にぴったりのプランです。

<料理>

  • モッツァレラチーズのサラダ
  • 炙りサーモンのカルパッチョ
  • カニクリームコロッケ
  • ミックスフライ
  • ミートオムレツ
  • 豚肩ロースのロースト
  • ひと口ローストチキン
  • ロール寿司の盛り合わせ
  • ミックスサンドイッチ
  • 2種のプチシュークリーム

<ドリンク>

  • ビール ※乾杯のみ
  • 焼酎ベース
  • ウィスキーベース
  • ワイン(赤・白)
  • リキュール(ディタなど)
  • スピリッツ(ジン、ウォッカなど)
  • ソフトドリンク(ジンジャーエール、グレープフルーツジュース、オレンジジュース、ウーロン茶)

その他お一人さま3,000円プランの事例はこちらで紹介しております。

お一人さま3,000円飲み放題付プラン

お一人さま4,000円飲み放題付プラン

主に20代半ばから30代半ばで開催する同窓会にぴったりのプランです。

<料理>

  • スモークサーモン&洋風生春巻き
  • サンドイッチ&クラブハウスサンド
  • ミックスフライ
  • チキン照り焼き(温製)
  • 揚げ魚と香味野菜のポン酢がけ(温製)
  • 牛サガリのガーリックステーキ(温製)
  • ホタテ貝のチーズ風味ジャンバラヤ(温製)
  • 上にぎり寿司

<ドリンク>

  • 瓶ビール
  • ワイン(赤・白)
  • ウィスキーベース
  • ソフトドリンク(オレンジジュース、ウーロン茶、炭酸水)

その他お一人さま4,000円プランの事例はこちらで紹介しております。

お一人さま4,000円飲み放題付プラン

お一人さま5,000円飲み放題付プラン

30代~40代で開催する同窓会にぴったりのプランです。

<料理>

  • グリル野菜のサラダ仕立て
  • スモークサーモンとポーチドエッグのタルトレット
  • エビとイカのバジリコマリネ
  • 鴨の生ハム仕立て~ドライイチジク添え~
  • フォアグラ入りパテドカンパーニュ カナッペスタイル
  • マッシュルームとチーズのライスコロッケ トリュフ風味
  • 白身魚のロティ レモンバームとハーブのソース(温製)
  • イタリア産ホエー豚のグリル(温製)
  • 鶏もも肉のディアブル風(温製)
  • シーフードピラフ(温製)
  • 熟成ロースのカツサンド
  • フレッシュフルーツ&プチデザート盛り合わせ

<ドリンク>

  • 瓶ビール
  • 焼酎ベース
  • ワイン(赤・白)
  • ウィスキーベース
  • ソフトドリンク(ウーロン茶、ジンジャーエール、オレンジジュース、炭酸水)

その他お一人さま5,000円プランの事例はこちらで紹介しております。

お一人さま5,000円飲み放題付プラン

ここが大事!~思い出をしっかり残す~

思い切って開催した同窓会です。
願わくは、何かのきっかけでまた集まれる、そんな関係を続けていきたいですよね。

開催して、時間が経つにつれてただ忘れていくのではなく、思い出としてきちんと残しましょう。
手っ取り早いのは写真です。
スマートフォンのカメラの進歩に伴い、以前に比べ写真に収めることは手軽になりました。
参加者が思い思いに撮影した写真を、気軽に共有できる場を設けておくと良いです。

大人数が参加する会であれば、プロのカメラマンを別途手配しておくこともおススメします。
同窓会中のスナップ写真もそうですが、集合写真ともなると、大人数をうまく収めるのは至難の業となります。

また、プリクラ感覚で気軽に写真を撮れる「フォッチフォトブース」の設置もおススメです。
今話題のフォッチフォトブースの紹介はこちら

なお、2回目3回目とつなげていくという意味では、しっかりと引継ぎ資料を残しておくことをおススメいたします。
会の概要から、良かった点・悪かった点などの反省など、次回開催時に、よりスムーズに始動できるように記録しておくことも重要になります。

皆さまのご縁がより長く続いていくきっかけとなりますよう、願っております。

フォッチフォトブース

最後に

久しぶりに会う旧友は、お互いに見違えるほど変わっていることがほとんど。
それでも、全然変わらない部分を発見したりすると懐かしさが一層深まります。
見知った仲なのに、また新たな気持ちで交友が生まれることもしばしば。

再会と新たな出会いの場、同窓会。
おまかせケータリングdishでは、みなさまの思い出作りを全力でお手伝いいたします。
お料理の提供を中心に、会場選びや、当日のコンテンツの考案、会場装飾など、さまざまなご要望を受け付けております。

「幹事なんて今までやったことなくて・・・」

そんな相談からでも構いません、まずは一度お問い合わせ  ください。