絶対に失敗できない人のための、レセプションパーティーの心得

新製品や新店舗のお披露目、会社の周年記念など、外部からゲストを招いてのお祝いパーティー。
その内容が自社の印象や評判を左右することさえある、大事なイベントです。

こんな大規模なパーティーを任されたものの、どうやって取り仕切ればいいのだろうか・・・

1回1回が大勝負のレセプションパーティー。
不安と社内からのプレッシャーであたふた・・・
そんな方も多いのではないでしょうか?

・事前準備って何があるの?
・当日の内容って具体的に何をしたら・・・?
・ゲストに満足してもらうためには・・・

など、レセプションパーティーの運営の仕方を丸裸にしちゃいます!

そもそもレセプションパーティーって何?

招待されるがままに、なんとなく参加することが多い「レセプションパーティー」。
豪華に飾られた会場に、きらびやかな料理の数々、まさにビジネスパーソンの社交場として認識しつつも、
いざ開催する側に立ってみると、

「あれ?レセプションパーティーって何のためにするんだっけ・・・?」

そんな方も少なくないのではないでしょうか。
改めて、レセプションパーティーの目的を見てみましょう。

レセプションパーティーとは

レセプションパーティーとは

「レセプション」という言葉には、受け取る、招き歓迎するなどの意味があり、レセプションパーティーの多くは、広く歓迎会や交流会を指します。

ビジネスシーンにおけるレセプションパーティーでは、
会社の記念などを、顧客や投資家の方々をゲストに招いて感謝と、今後のご挨拶を兼ねた交流を目的としています。
また顧客、それも上客を多く招待する場でもあることから、企業アピールの場として考えることも多く、
新製品や、新店舗、新事業の発表を行い次のビジネスへつなげることが、多くの主催者の目的となっています。

いざ、レセプションパーティー開催!

レセプションパーティーの目的や思惑を確認したところで、開催に向けて準備をすすめていきましょう。

  • 事前準備に大切なポイント
  • 当日のおもてなし例
  • 記憶に残るパーティーにするためには
    etc…

外せないポイントと、ちょっとしたコツをご紹介いたします!

会場選びが全てを左右する!

会場選びが全てを左右する!

招待客の選定、開催日の調整、料理や飲み物の手配など、
レセプションパーティに限らず、パーティーの開催には決めなければならないことがたくさんありますよね。
まずはどれから手をつければ良いのか、迷ってしまうほどです。
ただ、どのパーティーにおいても共通している、最優先の決定事項は「会場選び」です。

パーティー全体の雰囲気を左右することから、会場には人気不人気がはっきりと分かれています。
当然、人気な会場は熾烈な争奪戦が繰り広げられ、会場選びを後回しにしていると、目ぼしい会場は全て埋まってしまっている。なんてことも、珍しいことではありません。

パーティーのテーマやコンセプトなど、大きくどういったものにしていきたいのか、方向性が見えてきたところで押さえてしまうことをおススメします。
会場選びに必要な確認事項や、選ぶときのポイントなどはこちらでご紹介しております。
是非ご参照ください。

なお、新店舗のお披露目など、自社店舗がある場合は、それらを使用すると今後のアピールにもつながり一石二鳥です。

一流は、料理・ドリンクは絶やさない!

一流は、料理・ドリンクは絶やさない!

ゲストにとって、パーティーの醍醐味の1つが、色とりどりの料理とおいしいドリンクです。
会場に次いで、パーティーの印象を決定付ける重要な役割を果たします。

レストランのプレオープンを兼ねたレセプションならともかく、自分たちでパーティー料理を手配するというのもなかなか頭を悩ませる要因のひとつです。
例えば、社内スタッフのみの忘年会や懇親会などでは、予算の兼ね合いから

  • 人数に対してちょうど良い量

を準備し、パーティー終盤には料理がなくなっている、というような状態もご愛嬌ですが、
お客さまを招いてのレセプションパーティーではそうはいきません。

なぜならば、

  • 必ずしもお客さまが時間どおりに来られるとは限らない。
  • こちらから「招待している」お客さまに対して、遅刻してしまったからといって、おもてなしに差が出るのは失礼にあたる。

このような理由があります。

会場を借りている場合は撤収の兼ね合いで事前に片付けてしまわなければならない事情もありますが、
パーティー終了の15~30分前までは、お料理やドリンクが揃っている状態が望ましいです。

キッチンがない会場ではケータリングを頼もう!

キッチンがない会場ではケータリングを頼もう!

レストランやホテルなどキッチンも料理人も常駐しているような会場であれば、
料理やドリンクの手配は容易に行うことができますが、一方で、
会場で調理を行うことができない場合、料理の手配はどのようにすれば良いでしょうか?

デリバリーで料理を手配することも可能ですが、

  • もっと高級感がほしい。
  • 温かな料理も交えてメリハリをつけたい。
  • サービススタッフをつけて、お客さまの社交の場をお手伝いしたい。

など、よりおもてなしに注力したい場合にぴったりなサービスが「ケータリングサービス」です。

予算や好み、パーティーのテーマなどに合わせて、柔軟に料理やドリンクの提案をしてくれます。
また、会場の装飾やあるいは会場選びの段階から、協力を仰ぐことも可能なので、
パーティー運営で困ったことがあれば、一度相談してみると良いでしょう。

それでは、ケータリングサービスでできるパーティーの実例や料理プランを紹介いたします。

レセプションパーティーおすすめケータリング実例①(ボリュームプラン)

  • 会場:自社内
  • 参加人数:50名
  • 開催時間:2時間
  • 用途:新商品発表後の懇親会

■お一人様5,000円プラン/9品 飲み放題付

<料理>

  • バラちらし寿司
  • パーティーサンドイッチ
  • チキン照焼き
  • フライの盛り合わせ
  • 小海老と季節野菜の生春巻き
  • サーモンのパン粉焼き
  • ポークステーキ ※温製
  • シーフードグラタン ※温製
  • 焼うどん ※温製

<ドリンク>

  • 瓶ビール
  • 焼酎(麦・芋)
  • ウィスキー
  • ウーロン茶
  • オレンジジュース
  • ミネラルウォーター
  • 炭酸水

レセプションパーティーおすすめケータリング実例②(品数重視プラン)

  • 会場:貸し会議室
  • 参加人数:100~110名程度
  • 開催時間:3時間
  • 用途:新商品発表後の懇親会

■お一人様6,000円プラン/11品 飲み放題付

<料理>

  • 野菜のキッシュ
  • 鴨スモークとボロニアハムの盛り合わせ
  • シーザーサラダ
  • チーズの盛り合わせ
  • ローストビーフ
  • 和風パスタ
  • ペッパーフランク ※温製
  • 若鶏のロースト~ポムフリッツ添え~ ※温製
  • 豚ロースのグリル ※温製
  • プチタルト&ブラウニー
  • フルーツの盛り合わせ

<ドリンク>

  • 瓶ビール
  • ワイン(赤・白)
  • ウィスキー
  • カシス
  • ウーロン茶
  • オレンジジュース
  • ミネラルウォーター
  • 炭酸水

レセプションパーティーおすすめケータリング実例③(フィンガーフードプラン)

  • 会場:自社内
  • 参加人数:160名
  • 開催時間:6時間
  • 用途:マンションのお披露目会(記者発表)

■お一人様4,000円プラン/9品 飲み放題付

①一部(メディア向け)
<料理>

  • 5種のフィンガーオードブル
  • ピンチョス風サンド
  • チキンピンチョス
  • プチケーキ
  • フルーツカクテル

<ドリンク>

  • スパークリングワイン
  • ビール
  • ノンアルコールビール
  • オレンジジュース
  • ウーロン茶

②二部(一般顧客向け)

<料理>

  • 3種のフィンガーオードブル
  • バラエティーサンド
  • チキンピンチョス
  • プチケーキ

<ドリンク>

  • スパークリングワイン
  • ビール
  • ノンアルコールビール
  • オレンジジュース
  • ウーロン茶

VIPルーム対応(VIP顧客向け)
<料理>

  • サンドウィッチ盛り合わせ
  • フルーツ盛り合わせ

<ドリンク>

  • ホットコーヒー
  • ホットティー

マンションのお披露目会という用途で、一部と二部に分けて実施されたレセプションパーティーです。
一部はメディアの方を招待、二部は一般顧客の方を招待し、トータル6時間の長丁場となりました。
お料理は取り分けしやすいよう、すべてフィンガーフードスタイルでご用意。
別途VIP顧客向けに、特別室へもお料理をご提供しました。このような相談もご要望に応じてご提案いたします。

フィンガーフードプラン事例_01
フィンガーフードプラン事例_02

お土産も忘れずに!

化粧品会社のレセプションであれば、化粧セット、レストランであればお持ち帰り用のデザートなど、お客さまが手ぶらで帰られることのないよう、お土産をお渡しすることが多いです。

お土産を渡す目的としては、お客さまの満足度を上げるおもてなしだけではなく、

  • お客さまのご家族やご友人への新商品や会社のアピール

も含まれます。
特に、消費者向けの商品やサービスを展開する会社においては、重要な目的と位置づけられます。
商品を有する会社であれば、商品そのものを渡してしまうなどできますが、サービス等の無形物を展開する会社だと、
お土産と言われても、なかなか思いつかないものです。

そこで、会社オリジナルの日用品やお菓子などのノベルティをお渡ししてはいかがでしょうか?

自社のサービスと関連性のあるもの、お客さまのご家族やご友人方とシェアできるようなお菓子などに、
会社のロゴを印字したり、企業カラーをベースとした限定モデルを作成するなど、さまざまな演出ができます。

具体的にはどんなものが好まれているのでしょうか?
今注目のオリジナルノベルティに関してはこちらで詳しく紹介しているので、あわせてご参照ください。

お客さまのお帰りまでしっかりとおもてなしできるかどうかが、最終的な印象へ繋がります。

オリジナルノベルティ_01
オリジナルノベルティ_02

最後に

お客さま、それもプライベートではなくビジネスとしてのお客さまをお招きするパーティーは、他とは比べ物にならないほど、プレッシャーを感じると思います。

まずはキチンとチームとして、細かく連携を取り、お互いがお互いをフォローできる体制を整えましょう。
その上で、

  • どういうコンテンツを用意するれば・・・?
  • 料理とか飲み物ってなにがいいの~?
  • 会議室しか取れなかったけど、どうやったらオシャレな会場にできるの!?

などなど、さまざまな疑問や不安が生まれると思います。

おまかせケータリングdishでは、料理やドリンクの手配をはじめ、会場装飾やノベルティ作成、その他各演出に至るまで、
ご担当者のパーティー準備でのお困りごとを丸っと解決いたします。
どんな些細なことでもかまいません。
まずは一度、お気軽にお問い合わせください!